U osnovi Balans POS sistema nalazi se program za direktnu prodaju robe u maloprodajnim oblektima Balans Kasa. Na centralni program, Balans, oslanja se direktno (backoffice) ili putem sistema za razmenu podataka, odakle vuče količine i cene robe, kao i mnoge druge komercijalne postavke za objekat sa kog se roba prodaje. U udaljenim objektima povezanim preko sistema za razmenu podataka omogućen je, kako samostalan rad maloprodaje tako i centralizovani način rada gde se unos kalkulacija i prenos robe vrše sa centralnog mesta. Korisnici i uprava u centrali u svakom momentu imaju kontrolu nad radom maloprodajnog objekta, izveštaje o pazarima, prodaji, stanju zaliha i mnoštvu drugih korisnih izveštaja i grafikona.

Režim rada Balans Kase postavlja se u centralnom sistemu, a prodajne cene se mogu formirati preko centralnih cenovnika definisanih u sistemu ili putem kalkulativnih cena svakog objekta. Cene mogu da se razlikuju između dislociranih maloprodajnih objekata. Podržane su i alternativne jedinice mere, kao i prodaja komisione robe. Takodje, postoji podrška za prodaju robe bez PDV-a (ambasade).

U sklopu sistema funkcionišu i visoko integrisani moduli za sindikalnu prodaju robe, kao i prodaju putem loyalty programa (članskih kartica).

Centralno (kroz backoffice) može se upravljati sledećim postavkama prodaje:

• Rabatna politika (popusti za klijente određeni u Balansu)
  popusti su određeni u definiciji svakog kupca, bilo za svu robu ili samo određene artikle. Prilikom prodaje svi popusti se automatski primenjuju. Kao dodatak ovome Balans Kasa pruža i mogućnost rada sa Klub Karticama koje dobilja svaki kupac u maloprodaji, a popusti su određeni raznim postavkama namenjenim unapređenju prodaje (npr. ostvarenim prometom u nekom periodu i slično).
• Izdavanje računa po profakturi ili nalogu
  Komercijalisti u veleprodaji ili prodavci u maloprodajama mogu izdavati profakture za virmanske uplate. Nakon izvršene uplate, roba se iz profakture može prebaciti direktno u fiskalni račun.
• Sindikalna prodaja robe
  Direktno kroz Balans Kasu prave se ugovori sa fizičkim licima i vrši se sindikalna prodaja (na rate). Upravljanje i nadziranje realizacije rata po registrovanim ugovorima vrši se u centrali.
• Akcijska prodaja
  Za određeni period određena roba se može staviti na akcijsku prodaju sa definisanim posebnim cenama ili popustima. Prilikom prodaje, Balans Kasa registruje da je roba na akciji, obaveštava operatera o tome i registruje prodaju pod posebnim uslovima. Roba koja nije na akciji regularno se prodaje na istom računu. Takođe, mogu se organizovati i posebni popusti u slučaju da ukupan iznos računa prelazi neku cifru tako što se može odobriti popust na ceo račun.
• Grupna prodaja
  Koristeći jednostavan sistem formiranja paketa proizvoda, moguće je kroz Balans Kasu organizovati prodaju vezanih arikala. Na taj način može se pospešiti prodaja ili promocija novih odnosno slabo korišćenih artikala.
• Servisiranje i popravka
  Jedinstven sistem, razvijen u saradnji sa AlphaCopy i Roaming Electronics, omogućava prijem, evidenciju popravki i izdavanje/naplatu tehničke i druge robe pod garancijom ili van nje. Postoji veliki broj parametara i izveštaja o uspešnosti rada tako organizovanog servisnog centra.

Podrška za rad sa barkodovima je veoma napredna pa osim upotrebe proizvođačkih, standardnih, kodova postoji i mogućnost štampe i očitavanja sopstvenih barkodova čime se za proizvod mogu vezati karakteristike koje originalni barkod nema (naziv komisionara, veličina, tehničke karakteristike). Podržani su i razni formati težinskih i količinskih barkodova koje proizvode elektronske vage (BIZERBA,TEC). Šifre, PLU kodovi, jedinice mere i opisi artikala mogu se izvoziti direktno u elektronske vage (pod uslovom da su povezane sa računarom) čime se proces njihove upotrebe značajno pojednostavljuje.

Evidencija prometa može se vršiti preko fiskalnih štampača, a rešenje obuhvata podršku za većinu fiskalnih uređaja koji se koriste u Republici Srbiji, kao i one za područja BiH i Crne Gore. Sa uređajima se radi u dva osnovna režima :

• HCP (Best, Integra i drugi)
• Ei (Collibri)
• uređaji koji se koriste u BiH (Digit, Mikroelektronika)
• uređaji koji se koriste u Crnoj Gori

• Galeb FP550/650
• Epson
• Datex (GP600)
• ComTrade
• Intracom

Balans Kasa omogućava upotrebu jednog fiskalnog uređaja od strane više umreženih računara (POS prodajnih mesta). Ovo omogućava paralelan rad, veću protočnost, uz smanjenje troškova kao i neophodnog prostora za dodatnu opremu.

Godišnji ili periodični popisi mogu se brže I efikasnije obavljati upotrebom data-kolektora. Integrisano je upravljanje kolektorima proizvođača ScanPal i CipherLab, ali se po potrebi mogu dodati i drugi. Podaci o artiklima na MP skladištu se prenose u data-kolektore i nakon urađenog popisa količine uvoze u Balans. Iz ovih podataka, praktično na ‘‘jedan klik’’ se prave dokumenti popisa (ili početnog stanja).

Integracija sa drugim programima može se ostvariti kreiranjem deljenog direktorijuma u kog drugi programi skladište podatke u .txt ili .xml formatu, a Balans Kasa od ovih podataka automatski pravi fiskalne isečke.

Balans POS moduli mogu da rade na svim verzijama Windows operativnog sistema, ali i na Linuxu uz upotrebu WINE podsistema. Upotreba Linuxa omogućava smanjenje inicijalnih troškova uspostavljanja sistema kao i ukupno (značajnije) smanjenje troškova njegovog naknadnog održavanja.

Za bazu podataka koristi se integrisani Microsoft JET verzije 4.0, a moguće je postaviti i Microsoft ACE (najnoviji drajver iz Microsoft Office paketa), kao i MSSQL.

U razvojnom planu je i podrška za PostgresSQL (open source) višeplatformsko rešenje.

1. Organizacija poslovanja po smenama
2. Postavke i podešavanja