Postoji mnogo načina da se dovede do neslaganja vrednosti robe u glavnoj knjizi, Trgovačkoj knjizi i magacinskom stanju (lager listi).
Ove tri vrste evidencije obračunavaju i evidentiraju vrednosti na različite načine. U normalnom poslovanju svi obračuni dovode do istog rezultata, ali šta kada to nije tako ?

Pre svega treba znati kako se dolazi do rezultata u svakom od pomenutih izveštaja ponaosob.

Glavna knjiga registruje obračunate nabavne vrednosti po svakom dokumentu prometa (ulaz/izlaz) pojedinačno, pri čemu se izlaz tipično knjiži na osnovu izdatih računa.
Obračun se bazira na poznatoj ceni koštanja robe u trenutku knjiženja zapisa.

Naknadno preračunate vrednosti se ne odražavaju na zapise glavne knjige automatski.

To znači da će jednom proknjižen nalog imati istu vrednost čak i ako zbog nekih (najčešće retroaktivnih) izmena dođe do njene promene.
Da bi se GK usaglasila sa trenutnim stanjem vrši se rasknjižavanje i ponovno proknjižavanje rezultata.

Napomena! Prilikom rasknjižavanja program nudi da se ručno korigovani nalozi ne diraju. Ukoliko se na ovo pristane, program neće promeniti vrednosti robe u takvim nalozima, tj. neće doći do usaglašavanja.

Kao i glavna knjiga, Trgovačka knjiga se bazira na vrednostima obračunatim na svakoj liniji dokumenata prometa. Izlaz se takođe tipično evidentira na osnovu izdatih računa.
Za razliku od GK, TK se ažurira automatski svaki put pri pokretanju procesa poznatog pod nazivom Obračun srednjih cena i nivelacija.

Lager lista se bazira isključivo na dokumentima prijema i otpreme robe. Dakle učestvuju sve kalkulacije, popisi, korekcije i izdate otpremnice.
Dokumenti potraživanja (računi) ne učestvuju u formiranju lager liste.

Finansijsko stanje lagera dobija se množenjem poslednje srednje nabavne cene, odnosno prodajne cene na dan preseka stanja sa stanjem zaliha na taj dan.
To znači da lager lista ne uzima u obzir pogrešne međurezultate, pogrešna je samo ako nisu ispravno obračunate srednje nabavne odnosno prodajne cene.

Do greške o obračunu srednjih nabavnih, odnosno prodajnih cena dolazi tipično zbog retroaktivnih unosa. Greška se popravlja procedurom poznatom pod nazivom Ažuriranje srednjih cena i nivelacija.
Preporuka je da se procedura pokrene iz finansijskog modula. Ukoliko treba potpuni reset stanja pre ažuriranja pokrenite proceduru ponište sve obračuncate srednje cene i nivelacije.

Važna napomena! Sistem nije u mogućnosti da odredi ispravnu srednju nabavni i prodajnu cenu za period kada je stanje zaliha bilo negativno.

Iz definicije sledi da je najčešći uzrok neslaganja razlika u datumima ili količinama otpremljene odnosno fakturisane robe.
Postoji izveštaj koji otkriva ovo neslaganje (pogledati ovo uputstvo).

Čest uzrok čine i retroaktivni unosi dokumenata prometa. Kako je GK “zamrznuta” u vremenu, njene vrednosti mogu biti zastarele i netačne.
U ovakvim situacijama se tipično slažu Lager i TK, a razlikuje se GK.

Dešavalo se i da u GK postoje knjiženja na nedefinisana konta (program to dozvoljava). To se proverava kroz opcije menija GK, a rešava jednostavnim otvaranjem nedostajućeg konta.

Neretko do neusaglašenosti dolazi zbog postojanja negativnih količina robe. Tipično se radi o antidatiranim izlazima, tj. izlazima koji su datumski postavljeni pre ulaza.
Takvi izlazi mogu da naprave negativne količine. Kada se to desi program ne može da izračuna tačnu srednju cenu i nivelaciju (parcijalni) za taj dokument pa on bude upisan u TK i GK po različitoj vrednosti u odnosu na lager.

U izuzetnim situacijama uzrok neslaganja mogu biti i kombinacija pomenutih faktora. Tada je potrebno uložiti dosta rada kako bi se stvari dovele u red.

Prvi korak u pronalaženju rešenja jeste pronalaženje tačke od koje neslaganje počinje.

Do ovog otkrića se dolazi nasumičnim izborom datuma preseka i podešavanjem filtera GK i izveštaja o lageru na dan.

Tipično se krećemo po principu “prepolovi-period-pa-proveri”. Znači ako bi nam neslaganje bilo na dan 31.12.2023., onda bi smo videli preseke na dane: 1.7.2023., pa 31.3.2023., pa 15.02.2023 i tako dok se ne dođe do prvog dana kada se sve vrednosti slažu. Među dokumentima izdatim prvog narednog dana se nalazi uzrok neslaganja. U zavisnosti od toga o kojim dokumentima je reč preduzimaju se različite radnje.