Uvozna kalkulacija ima tri glavne celine: a) Kvantitativni prijem robe b) Evidencija zavisnih troškova c) Obračun carine i carinskog PDV-a.

Ove celine definišu tri vrste dokumenata koje prate jednu uvoznu kalkulaciju: a) Prijemnica robe b) Ulazni račun za robu c) Ulazni račun za troškove.

Iako je moguće sva tri dokumenta uraditi ručno, preporučeni metod je ipak upotreba automatskog sistema izrade ulaznih računa na osnovu podataka unetih u kalkulaciju robe¹⁾ . Suština je u obračunu nabavne vrednosti uvezene robe, i ispravnoj evidenciji uvoznih dažbine, carina i carinskog PDV-a. Ručnim unosom zaobilazi se poslovna logika sistema pa je moguće napraviti velike greške u obračunu uvoza.

Ponekad je potrebno izrađenu kalkulaciju urediti i preračunati, kao i uneti izmene u dopune u vezane ulazne račune. U oba slučaja važno je pouzdano utvrditi veze između kalkulacije (tabele Ulaz>UlazExt>SasUlaz>Troskovi) i računa (tabele Racuni>RacuniSasKup>SasRac>SasRacDop).

Utvrđena veza pri obradi kalkulacije ima sledeće efekte:

1. Automatsko odražavanje promena iz kalkulacije na ulazne račune
2. Zabrana promene kalkulacije u celosti ili određenih stavki ukoliko su ulazni računi u celosti ili delom proknjiženi

Utvrđena veza pri ručnoj obradi ulaznih računa ima sledeće efekte:

1. Zabrana promene vrste troška
2. Zabrana promene iznosa (zbog uticaja na nabavnu cenu)
3. Zabrana brisanja stavke iz ulaznog računa

Uglavnom sadrže jednu stavku, obračun nabavke robe od dobavljača. Obračun se čuva u SasRac tabeli a veza se uspostavlja ka osnovnom zapisu kalkulacije, tabelomUlaz.

SasRac.SasRacID [1..1] SasRacDop.SasRacID; SasRacDop.ILink [1..1] Ulaz.UlID

Po pravilu ovi računi sadrže više stavki. Jedan zapis u tabeli zavisnih troškova kalkulacije (Troskovi) može napraviti više stavki u računu (zapisi u SasRac tabeli). Procedura automatske izrade ovih račun je složena, a njom upravlja komponenta Trosak koja pored vizuelne reprezentacije sadrži i metod Item čijim pozivom se dobija struktura računa. Procedura od 2013g. vrši i objedinjavanje srodnih zapisa tabele Troskovi u jedan ulazni račun kada utvrdi da se radi o istom dobavljaču i istom broju i datumu računa.

SasRac.SasRacID [1..1] SasRacDop.SasRacID; SasRacDop.ILink [*..1] Troskovi.TroID

Uvoznik, prema važećim zakonima Republike Srbije, stiče pravo na povraćaj PDV-a tek po faktu uplate iznosa obračunatog od strane carine. Uplata se stavlja u odnos sa ukupnim zaduženjem obračunate carine i carinskog PDV-a, a zatim u dobijenom procentu primenjuje na iznos PDV-a za odbitak.

Evidencija odbitnog PDV-a vrši se u odgovarajućoj koloni “Knjige primljenih računa” sa ili bez iskazivanja pripadajuće osnovice (zavisi od toga da li je uplata izvršena u istom poreskom periodu kada i carinjenje ili ne).

Za aktiviranje naprednih opcija obrade uvoznih dokumenata neophodno je definisati obračunsku strukturu sa “Poreskim tretmanom” tipa “Obračun PDV evidencijom uplate”.

Upotreba standardnih obračunksih struktura podrazumeva da je carinski PDV u celosti plaćen u istom danu kada je evidentiran carinski račun.

Ukoliko se carina plaća direktno Upravi Carine ne treba popunjavati kolone Iznos bez PDV, Tip PDV, PDV i naročito kolone Datum uplate carine i Uplata (%). Ukoliko je neophodno, prve tri kolone se i mogu popuniti, ali je veoma važno da poslednje dve ostanu prazne.

Unos datuma ili procenta uplate carine forsiraće režim "indirektne uplate" koji se ne može voditi internim računovodstvom firme.

U ovom slučaju špediter carinski PDV plaća delom ili u celosti u momentu carinjenja robe. Osvnovnu razliku u odnosu na model direktne uplate carine čini način evidentiranja uplate, iznosa i datuma, pošto ista neće proći kroz sopstveno računovodstvo. Datum evidencije PDV-a postaje datum uplate carine od strane špeditera, kao i procentualni iznos PDV-a u zavisnosti od iznosa uplate.

Potrebno je obezbediti sledeće:

• indikator da je PDV plaćen od strane špeditera (datum i iznos) u samoj kalkulaciji
• mogućnost evidentiranja dodatnih uplata carinskog PDV-a od strane špeditera, mimo glavne knjige (datum i iznos)

Balans verzije do 01.05.2013 realizovale su ovu funkciju u ograničenom obliku kroz zadavanje roka uplate uz račun špeditera. Podrazumevalo se da zadati rok znači da je uplata carie izvršena u punom iznosu na uneti datum.

Novije izmene u PDV procedurama zahtevaju da se ovo jasnije razgraniči, kao i da se uvede mogućnost evidencije delimičnog plaćanja PDV-a. Ovo je omogućeno u verzijama programa od 3.13.500 pa nadalje.

Funkcionalnost je postignuta dodavanjem dve nove kolone u tablici zavisnih troškova, datum uplate carine i uplaćeni iznos.

Osnovni mehanizmi realizacije:

Proces unapređenja baze podataka od DBV 7820 pa naviše sadrži kod koji za uvozne kalkulacije od 1.1.2013 radi sledeće:

1. Pronalazi u Troskovi prefakturisane zavisne troškove carine sa zadatim rokom uplate
2. Utvrđuje postojanje ulaznog računa
3. Utvrđuje postojanje zapisa u BookSpec
   1. ukoliko zapis ne postoji kreira se novi sa odgovarajućim vrednostima (BookSpec.DocStatus=beDOSTInactive (512), kako se ne bi knjižilo)
   2. ukoliko zapis postoji dodaje se veza Troskovi.IDUplate=BookSpec.BukID i proverava tačnost unetog datuma i iznosa uplate
4. Čisti duplikate nastale zbog baga u proceduri knjiženja BookSpec zapisa.

Podaci stariji od 2013 godine nisu kompatibilni sa novim knjigama evidencije i obračuna PDV-a

Zavisni troškovi postojećih ulaznih kalkulacija ne mogu biti vezani za stavke ulaznih računa za troškove (SasRacDop). Ovo je prihvatljivo s obzirom da su ionako uglavnom istekli rokovi za popravku ulaznih dokumenata, ali pre svega što će procedura izmene ulazne kalkulacije otkrivati nepostojanje ovih veza. Ukoliko veza ne postoji postupa se po starom algoritmu, sem što će po kreiranju novih zapisa veza biti uspostavljena.