Evidencija platnog prometa, avansa i kartice komitenta
Ovo uputstvo opisuje evidentiranje uplata, avansnih računa, konačnih računa i način na koji Balans formira karticu komitenta sa posebnim osvrtom na avansne uplate i konačne račune.
Sadržaj
- Evidencija naloga platnog prometa
- Evidencija avansnih računa
- Evidencija konačnih računa
- Kartica komitenta
Evidencija naloga platnog prometa
Nalozi platnog prometa predstavljaju osnov za evidentiranje uplata i isplata koje utiču na stanje kupca ili dobavljača.
Svojstva izvoda
Prilikom definisanja vrste izvoda potrebno je podesiti:
- Promet sa komitentima
- Devizni ili dinarski račun
- Kategoriju naloga
- Vrstu naloga
Nepravilno podešena svojstva mogu dovesti do toga da se stavke ne pojavljuju na kartici komitenta ili da nisu dostupne za povezivanje sa dokumentima.
Svojstva konta
Na kontu koje se koristi za knjiženje potrebno je definisati:
- Analitiku
- Pripadnost grupi
- Vrstu konta
Od ovih podešavanja zavisi da li će sistem prepoznati uplatu, avans ili redovno potraživanje.
Unos izvoda
Izvod se može evidentirati:
- ručnim unosom
- uvozom elektronskog izvoda banke
Po knjiženju nalog postaje raspoloživ za povezivanje sa dokumentima.
Ručni unos naloga
Prilikom unosa potrebno je evidentirati:
- datum
- broj izvoda
- partnera
- konto
- iznos
- smer knjiženja
Ako se evidentira avansna uplata, nalog će biti potrebno povezati sa avansnim računom.
Uvoz podataka
Kod uvoza elektronskih izvoda sistem pokušava automatski da pronađe partnera.
Da bi automatsko prepoznavanje bilo uspešno, u šifrarniku partnera moraju biti evidentirani tačni brojevi tekućih računa.
Ukoliko se u šifarniku partnera ne pronađe komitent prema tekućem računu, poziva se servis NBS i na osnovu dobijenog PIB-a, vlasnika tekućeg računa iz izvoda banke, pretražuje se šifarnik partnera po PIB-u. Ako se ni tako pronađe korisniku će biti ponuđena mogućnost autmatskog definisanja kartice partnera.
Evidencija avansnih računa
Primljeni avansi
Primljeni avans evidentira se izdavanjem avansnog računa.
Nakon toga potrebno je povezati uplatu sa avansnim računom.
Tek tada sistem smatra da je avans evidentiran i raspoloživ za korišćenje.
Dati avansi
Postoje dva načina evidentiranja datih avansa.
Korišćenje Naziva i pojmova
Kroz sistemsku funkciju Plaćeni avansi otvaraju se analitička konta klase 15.
Koriste se dva konta:
- Plaćeni avansi - ukupan iznos
- Razgraničenje za PDV za plaćene avanse - PDV
Bez korišćenja Naziva i pojmova
Koristi se konto sa sistemskom funkcijom 85 zajedno sa kontom za razgraničenje definisanim u Naprednim parametrima.
Koriste se dva konta:
- ukupna vrednost avansa
- PDV
Obavezno vezivanje uplate
Posle knjiženja uplate potrebno je povezati nalog platnog prometa sa avansnim računom.
Bez ove veze:
- konačni račun neće moći da iskoristi avans
- kartica komitenta neće prikazivati ispravne podatke
Ovo pravilo važi i za:
- naloge početnog stanja
- ručno evidentirane naloge
- ostale vrste naloga
Jedna uplata može biti povezana sa više avansnih računa, kao i jedan avans sa više uplata. Sistem automatski raspodeljuje realizaciju avansa proporcionalno povezanim uplatama.
Evidencija konačnih računa
Izdavanje konačnog računa prevlačenjem iz avansa
Preporučeni način rada je izdavanje konačnog računa direktno iz avansnog računa.
Na ovaj način sistem automatski:
- povezuje dokumente
- prenosi iskorišćeni avans
- umanjuje otvoreno potraživanje
- ažurira karticu komitenta
Naknadno povezivanje dokumenata
Ako je konačni račun već izdat, moguće je naknadno povezati avans i konačni račun.
Po uspešnom povezivanju:
- evidentira se realizacija avansa
- ažurira se kartica komitenta
- umanjuje se otvoreno stanje
Ako povezivanje nije moguće, potrebno je proveriti:
- da li dokumenti pripadaju istom partneru
- da li je avans već iskorišćen
Ukoliko problem i dalje postoji, pogledati šemu protoka dokumenata.
Raskid veze između dokumenata
Vezu između avansnog i konačnog računa moguće je raskinuti radi ispravke.
Nakon raskida:
- avans ponovo postaje raspoloživ
- konačni račun više nije umanjen
- kartica komitenta se automatski ažurira
Ukoliko je konačni račun proknjižen, veza se ne može raskinuti.
Kartica komitenta
Kartica komitenta predstavlja zvaničan pregled svih poslovnih promena između preduzeća i komitenta.
Omogućava:
- pregled svih promena
- pregled otvorenih stavki
- pregled salda
- pregled uplata
- pregled realizacije avansa
Kartica je uvek prikazana hronološki, prema datumu izdavanja dokumenta.
Dokumenti koji se prikazuju
Na kartici mogu biti prikazani:
- izlazni računi
- maloprodajni računi
- odobrenja
- izvodi banke
- blagajnički nalozi
- ručni finansijski nalozi
Avansni račun se nikada ne prikazuje na kartici komitenta.
Na kartici se prikazuje isključivo uplata evidentirana na kontu avansa.
Značenje kolona
| Kolona | Kupac | Dobavljač |
|---|---|---|
| Duguje | Povećava potraživanje od kupca. | Predstavlja isplatu dobavljaču ili povećanje potraživanja od dobavljača. |
| Potražuje | Predstavlja uplatu ili umanjenje potraživanja od kupca. | Povećava obavezu prema dobavljaču. |
| Plaćeno | Direktno zatvorene uplate kupca po računima. | Direktno zatvorena plaćanja dobavljaču. |
| Potrošeno | Realizacija primljenog avansa. | Realizacija datog avansa. |
| Avans | Stavka iz izvoda banke knjižena na konto primljenog avansa. | Stavka iz izvoda banke knjižena na konto datog avansa. |
| Rok dospeća | Rok dospeća potraživanja. | Rok dospeća obaveze. |
| Dokument | Vrsta dokumenta. | Vrsta dokumenta. |
Kolone Plaćeno i Potrošeno nemaju isto značenje.
Plaćeno predstavlja direktno zatvorenu uplatu.
Potrošeno predstavlja iskorišćeni avans na konačnim računima.
Najčešći razlozi neslaganja
Najčešći uzroci zbog kojih kartica nije očekivana su:
- uplata povezana sa pogrešnim računom
- promenjen kupac nakon povezivanja uplate
- avans nije povezan
- pogrešan partner
Najčešći problem nastaje kada je uplata povezana sa računom, a zatim je na tom računu promenjen kupac.
Najčešći scenariji
Račun je plaćen jednom uplatom
- Izdat je račun.
- Evidentirana je uplata.
- Uplata je povezana sa računom.
Rezultat:
- račun je zatvoren
- iznos je prikazan u koloni Plaćeno
Primljen je avans
- Evidentirana je uplata.
- Uplata je knjižena na konto avansa.
- Uplata je povezana sa avansnim računom.
Rezultat:
- avans je raspoloživ za korišćenje
Konačni račun koristi avans
- Izdat je konačni račun.
- Povezan je sa avansnim računom.
Rezultat:
- realizacija je prikazana u koloni Potrošeno avansnog računa
Jedan avans koristi se za više računa
Sistem automatski raspodeljuje realizaciju avansa između svih povezanih konačnih računa.
Više uplata za jedan avans
Jedan avans može biti finansiran kroz više uplata.
Sistem automatski obračunava proporcionalnu realizaciju avansa.
