Poželjno je da se za svakog operaters Balansa otvori jedinstven korisnički nalog. Postojanje naloga omogućava praćenje svih aktivnosti koje operater izvrši unutar programa, prilagođavanje okruženja programa prema poslovnim potrebama operatera i kontrola prava pristupa funkcijama koje će operateru biti dostupne u programu.
Za potrebe rada sa korisničkim nalozima potrebno je upoznati se sa sledećim procedurama programa.
Upravljanje okruženjem i pravima pristupa u Balansu vrši se na nivou Korisničkog profila. Profil predstavlja skup operacija koje pripadnici konkretnog profila imaju na raspolaganju. Uobičajeno je da se profili prave u skladu sa radnim mestima korisnika. Na toj osnovi se program isporučuje sa nekoliko predefinisanih profila: Administrator programa, Administrator sistema, Generalni direktor, Glavni knjigovođa, Inženjer tehnolog, Knjigovođa, Magacioner i Supervizor.
Za svaki profil karakteristično je podešavanje dozvola . Svaka dozvola ima uticaj na više funkcija programa, a za siguran rad sistema poterbno je dobro razumevanje svake od njih. Detaji uticaja svake dozvole na rad sistema mogu se pronaći u članku “Detaljan pregled uticaja dozvola autorizacije ”.
Objašnjenje korisničkih naloga, dodavanja i manipulacije nalozima i suspendovanje istih.