Rad sa eOtpremnicama

Revizija uputstva: 18.02.2026.

Ove opcije su omogućene samo u Balans4 verziji, od Verzija: 4.26.2.6964 DBV: 13200.10536.20171!

Ukoliko je verzija niža od pomenute, neophodno je unaprediti Balans.

Detaljan opis procesa je opisan na sajtu Ministarstva finansija, a ovde ćemo dati samo skraćeni opis, bitan za rad u Balansu.

Otpremnice se kreiraju u Balansu kao do sada s tim što je neophodno uneti podatke o vozaču (ili prevozniku ako je prevoznik drugo pravno lice) kao i vremenu utovara i očekivanog istovara.

Otpremnica se iz Balansa šalje na portal eOtpremnica slično kao račun na SEF (više detalja u sledećoj reviziji uputstva).

Nakon registrovanja eOtpremnice, neophodno je da vozač potvrdi da je započeo vožnju. To je moguće uraditi na dva načina:

• Korišćenjem aplikacije za prevoznike koja je dostupna za preuzimanje na sajtu Ministarstva finansija. Napominjemo da je za ovu aplikaciju neophodno da vozači imaju svoj eID, tj. otvoren nalog na eUpravi sa mejl adresom koja odgovara onoj koja je uneta u Balans u okviru menadžera Kadrovi.
• Potvrdom iz Balansa. Napominjemo da je za ovu operaciju neophodno skinuti eOtpremnicu sa portala (koju ste prethodno prijavili), štampati je i dati vozaču da potpiše. Nakon potpisa, neophodno je skenirati je i postaviti kao prilog eOtpremnice pri startovanju vožnje. Dakle, ne štampa se, potpisuje i skenira otpremnica iz Balansa već isključivo eOtpremnica.

Kako bi se otpremnice prijavljivale na sistem eOtpremnice, neophodno je sprovesti određene pripremne korake.

Nakon generisanja ključa na portalu eOtpremnice, neophodno je uneti ga na lokaciji Servis > Parametri > Dokumenti > EDI i eFakture.

U padajućem meniju Provajder treba odabrati opciju eOtpremnica:

U polje Ključ za identifikaciju uneti API ključ (ovaj ključ nije identičan ključu koji se koristi za SEF):

Kliknuti taster Sačuvaj.

Putanja: menadžer Kadrovi.

Neophodno je najpre evidentirati zaposlene u firmi kako bi se moglo ići dalje. Evidencija zaposlenih je predmet posebnog uputstva.

Korisnici koji ne vode kadrovsku evidenciju u Balansu mogu evidentirati samo lica koja će obavljati prevoz robe. Za ovaj postupak nije potrebno podešavati parametre za obračun zarada.

Kreiranje radne jedinice

U menadžeru Kadrovi najpre izabrati ili kreirati radnu jedinicu u kojoj će se voditi vozači:

1. Otvoriti menadžer Kadrovi.
2. Kliknuti na ikonicu Nova radna jedinica.

1. Uneti naziv radne jedinice, na primer Vozači, i sačuvati podatke.

Ako odgovarajuća radna jedinica već postoji, nije potrebno kreirati novu.

Unos vozača

1. Izabrati odgovarajuću organizacionu jedinicu.
2. Kliknuti na opciju Dodaj novog radnika.
3. Na kartici Opšti podaci uneti ime, prezime i JMBG.
4. Sačuvati podatke.

VAŽNO: Za evidenciju vozača u Balansu obavezno je uneti ime, prezime i JMBG. JMBG je podatak koji zahteva Balans pri evidenciji lica; time se ne tvrdi da se JMBG šalje na portal eOtpremnica.

Prilikom snimanja Balans može prikazati upozorenja o drugim nepopunjenim podacima za kadrovsku evidenciju i obračun zarada. Ta upozorenja se mogu ignorisati kada se lice evidentira samo radi rada sa eOtpremnicama.

Pretraga ranije unetih lica

Ako tražite vozača koji je možda već evidentiran, preporučuje se da ispod spiska radnih jedinica uključite opciju Prikaži neaktivne (u aktuelnoj formi). Tako će u pretragu biti uključena i lica koja su označena kao neaktivna.

Nakon unosa, lice je potrebno označiti kao vozača u opciji Kadrovi i plate > Upravljanje kadrovima > Transportni resursi, prema postupku u nastavku.

Od svih evidentiranih zaposlenih, neophodno je označiti ko su vozači koji učestvuju u transportu robe.

To podešavanje se vrši na putanji: menadžer Kadrovi > Kadrovi i plate > Upravljanje kadrovima > Transportni resursi:

Otvoriće se spisak svih zaposlenih u sledećoj formi:

Potrebno je kliknuti na polje u koloni Vozač kako bi se označio zaposleni, a zatim kliknuti Space na tastaturi kako bi se 0 promenila u X.

Po izvršenom označavanju, izaći iz prozora.

NAPOMENA: Pri ponovnom ulasku na ovu opciju, X će biti pretvoren u -1, što je oznaka u bazi i kao takva je ispravna.

Ukoliko robu prevozi eksterni prevoznik, neophodno je da bude definisan kao komitent u Balansu.

Putanja: menadžer Sredstva > Vozila i transport:

Otvoriće se spisak svih unetih vozila.

U donjem delu ekrana se nalaze komande za upravljanje, pa je potrebno odabrati opciju Dodati novo vozilo, pri čemu se otvara sledeći prozor:

Ako je vozilo u tuđem vlasništvu, odabrati vlasnika u polju pored.

Popuniti ostala polja.

Kada se dođe do Registarskih oznaka, kliknuti na opciju Nova oznaka. Uneti podatke i snimiti.

Snimiti sve podatke opcijom Sačuvaj podatke.

Za potrebe eOtpremnica, neophodno je označiti da je artikal akcizni i kojoj grupi akciza pripada.

U menadžeru Artikli pronađemo artikal koji je neophodno označiti, kliknemo desni klik i biramo opciju Izmena artikla.

Potrebno je naći polje za odabir Akcize:

Odabrati polje Odrediti…

Iz dobijenog padajućeg menija odabrati vrstu akcizne robe kojoj odabrani artikal pripada:

Za Vrednost akcize uneti 0 (osim u slučajevima kada se akciza zaista obračunava – tada se postupa u skladu sa uputstvom za evidenciju akciza).

Za Važi od uneti tekući datum (osim u slučajevima kada se akciza zaista obračunava – tada se postupa u skladu sa uputstvom za evidenciju akciza).

Snimiti izmene klikom na disketu.

Prilikom izrade otpremnice u Balansu, pojaviće se novo dugme u meniju sa leve strane:

Kada se klikne na njega, otvara se prozor za unos podataka bitnih za portal eOtpremnice.

Prva dva podatka su broj i datum otpremnice:

Napomena: Datum izdavanja otpremnice mora biti tekući da bi se dokument prosledio na portal!

Zatim se bira Način isporuke. Dalji podaci zavise od odabranog načina isporuke.

Ukoliko se biraju Sopstveni prevoz, Prevoznik ili Prevoz primaoca, unose se sledeći podaci:

Napomena: „<Vlada>“ u primeru je ime firme, pa će tu stajati ime firme u kojoj se radi.

Klikom na Find se traži prevoznik iz kartoteke ukoliko nije u pitanju sopstveni prevoz. Reg. br. vozila se bira iz padajućeg menija ili se unosi ručno (u padajućem meniju je ako je uneta registracija kod tog prevoznika u koraku Evidencija vozila).

Ime vozača (kao i telefon i email) je moguće odabrati iz padajućeg menija (ako je sopstveni prevoz) ili ga uneti ručno.

Ukoliko se biraju Lično preuzimanje ili Lična dostava, unose se sledeći podaci:

Potrebno je proveriti podatke o primaocu:

Uneti ako je nešto potrebno (nije neophodno).

Portal eOtpremnice zahteva više datuma koje je potrebno uneti (za više detalja o posebnosti datuma posetiti portal Ministarstva finansija):

Ukoliko se adresa otpreme i adresa odredišta poklapaju sa onim u Balansu, mogu se ostaviti štiklirana polja.

Ako ne, potrebno je popuniti ih:

Ukoliko su sve stavke ispravno unete, bira se opcija Sačuvaj ako će se dokument slati kasnije u toku dana ili Sačuvaj i pošalji ako se odmah šalje na portal:

NAPOMENA: Ukoliko nisu svi neophodni podaci uneti, Balans će pri slanju tražiti da se popune!

Ako otpremnica nije odmah po izradi registrovana, moguće je poslati je iz menadžera DOKUMENTI na sličan način na koji se šalju računi na SEF: